地域クラブを運営していると、
「今日は保護者のサポートが何人来ているのか分からない」
「サポートが少ない日は、参加できる保護者に協力してもらいたい」
といったことがあります。
そこで今回は、GoogleフォームとGoogleスプレッドシート、Google Apps Scriptを使って、その日のサポート参加状況をスマホから確認できる仕組みを作りました。
費用をかけずに運用でき、保護者もスマホだけで利用できます。
完成した仕組み
保護者がGoogleフォームからサポート受付をすると、回答がGoogleスプレッドシートへ自動的に記録されます。
記録する内容は非常にシンプルです。
- タイムスタンプ
- 保護者名
そして、閲覧用ページを開くと、
🏓 本日のサポート
現在 4名
✅ ※※ 18:02
✅ ※※ 18:05
✅ ※※※ 18:10
✅ ※※ 18:15
というように、今日サポートに参加している人だけを表示します。
スプレッドシートそのものを公開するのではなく、必要な情報だけをスマホに表示できるのがポイントです。
全体の流れ
仕組みは次のようになっています。
① 保護者がGoogleフォームを開く
↓
② 保護者名を選択して送信
↓
③ Googleスプレッドシートに自動記録
↓
④ Apps Scriptが当日の回答だけ取得
↓
⑤ スマホに本日の参加者と人数を表示
入力する保護者側も、確認する側もスマホだけで利用できます。
Googleフォームで受付する
受付にはGoogleフォームを利用しました。
入力項目を増やしすぎず、基本的には「保護者名」を選ぶだけにしています。
送信するとGoogleフォームが自動的に受付時刻を記録してくれるので、別途時間を入力する必要はありません。
回答先のGoogleスプレッドシートは、
| A列 | B列 |
|---|---|
| タイムスタンプ | 保護者名 |
| 2026/9/8 18:02 | ※※ |
| 2026/9/8 18:05 | ※※※ |
というシンプルな構成です。
スプレッドシートを直接公開しない
最初はGoogleスプレッドシートをそのままスマホで確認する方法も考えました。
しかし、実際に保護者が見るには、
「文字が小さい」
「必要のないセルや列まで見えてしまう」
「誤って編集されるのが心配」
などの問題があります。
そこで、Google Apps Scriptを使って閲覧専用のWebページを作りました。
これなら保護者には元のスプレッドシートを見せず、
「今日何人参加しているか」
「誰が何時に受付したか」
だけを大きな文字で表示できます。
Apps Scriptで当日の参加者だけ表示
Googleスプレッドシートから、
拡張機能 → Apps Script
を開き、表示用のWebアプリを作成します。
Apps Scriptではタイムスタンプの日付を確認して、今日の日付と一致するデータだけを抽出します。
そのため、日付が変われば前日の参加者は表示されません。
毎日データを削除する必要がなく、過去の参加記録はスプレッドシートにそのまま残ります。
スマホで見やすい大きさに調整
実際に運用してみると、通常のWebページ用文字サイズではスマホで少し見づらかったため、文字をかなり大きくしました。
特に、
🏓 本日のサポート
現在 ○名
✅ 保護者名 受付時間
の3つを大きく表示すると、一目で状況を確認できます。
参加者が増えた場合を考え、行間も広すぎないように調整しました。
QRコードにするとさらに簡単
表示用WebアプリのURLはQRコードにできます。
体育館などにQRコードを掲示しておけば、
QRコードを読み取る
↓
現在のサポート状況を見る
だけです。
URLは同じものを使用できるため、毎日新しいQRコードを作成する必要もありません。
受付用GoogleフォームのQRコードと、参加状況確認用QRコードを分けておくのも便利です。
実際に運用して感じたメリット
今回の仕組みで特に便利なのは、サポート人数を保護者自身が確認できることです。
例えば、
「今日はサポートが1人しかいない」
と分かれば、参加可能な保護者に協力してもらいやすくなります。
逆に十分な人数が集まっていれば、無理に参加する必要もありません。
管理者が毎回LINEなどで、
「今日のサポートは現在○人です」
と連絡する手間も減らせます。
無料のサービスだけでも十分作れる
今回利用したのは、
- Googleフォーム
- Googleスプレッドシート
- Google Apps Script
- QRコード
という比較的身近な仕組みです。
専用の出欠管理サービスを契約しなくても、小規模な地域クラブであれば十分実用的な仕組みを作れました。
特に、保護者全員に新しいアプリをインストールしてもらう必要がないのは大きなメリットです。
今後追加したい機能
現在は「本日の参加者」を確認するシンプルな仕組みですが、今後は、
- サポート参加回数の自動集計
- 月別の参加状況
- サポート人数が少ない日の表示
- スマホのホーム画面から開けるアプリ風表示
- 管理者専用画面
なども追加できます。
最初から多機能にするのではなく、まずは**「受付する」「今日の人数を見る」**という最低限の機能から始める方が、地域クラブでは運用しやすいと感じました。
まとめ
地域クラブの運営では、できるだけ保護者の負担を増やさず、必要な情報を共有できる仕組みが重要です。
今回作ったシステムなら、
Googleフォームで受付
↓
自動で記録
↓
当日のサポート人数をスマホで確認
という流れを無料で実現できます。
特に少人数で運営している地域クラブでは、「誰か一人がすべて管理する」のではなく、現在の状況をみんなで見えるようにすることがサポート体制を作る一つの方法になると思います。
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