地域クラブのサポート参加状況をスマホで見える化！Googleフォームで無料の受付システムを作ってみた

「この記事では、地域クラブの保護者サポート人数をスマホで確認できる仕組みを、Googleフォーム・スプレッドシート・Apps Scriptで無料構築した方法を紹介します。」

地域クラブを運営していると、

「今日は保護者のサポートが何人来ているのか分からない」

「サポートが少ない日は、参加できる保護者に協力してもらいたい」

といったことがあります。

そこで今回は、GoogleフォームとGoogleスプレッドシート、Google Apps Scriptを使って、その日のサポート参加状況をスマホから確認できる仕組みを作りました。

費用をかけずに運用でき、保護者もスマホだけで利用できます。

完成した仕組み

保護者がGoogleフォームからサポート受付をすると、回答がGoogleスプレッドシートへ自動的に記録されます。

記録する内容は非常にシンプルです。

• タイムスタンプ
• 保護者名

そして、閲覧用ページを開くと、

🏓 本日のサポート

現在 4名

✅ ※※　18:02
✅ ※※　18:05
✅ ※※※　18:10
✅ ※※　18:15

というように、今日サポートに参加している人だけを表示します。

スプレッドシートそのものを公開するのではなく、必要な情報だけをスマホに表示できるのがポイントです。

全体の流れ

仕組みは次のようになっています。

① 保護者がGoogleフォームを開く
↓
② 保護者名を選択して送信
↓
③ Googleスプレッドシートに自動記録
↓
④ Apps Scriptが当日の回答だけ取得
↓
⑤ スマホに本日の参加者と人数を表示

入力する保護者側も、確認する側もスマホだけで利用できます。

Googleフォームで受付する

受付にはGoogleフォームを利用しました。

入力項目を増やしすぎず、基本的には「保護者名」を選ぶだけにしています。

送信するとGoogleフォームが自動的に受付時刻を記録してくれるので、別途時間を入力する必要はありません。

回答先のGoogleスプレッドシートは、

A列	B列
タイムスタンプ	保護者名
2026/9/8 18:02	※※
2026/9/8 18:05	※※※

というシンプルな構成です。

スプレッドシートを直接公開しない

最初はGoogleスプレッドシートをそのままスマホで確認する方法も考えました。

しかし、実際に保護者が見るには、

「文字が小さい」

「必要のないセルや列まで見えてしまう」

「誤って編集されるのが心配」

などの問題があります。

そこで、Google Apps Scriptを使って閲覧専用のWebページを作りました。

これなら保護者には元のスプレッドシートを見せず、

「今日何人参加しているか」

「誰が何時に受付したか」

だけを大きな文字で表示できます。

Apps Scriptで当日の参加者だけ表示

Googleスプレッドシートから、

拡張機能 → Apps Script

を開き、表示用のWebアプリを作成します。

Apps Scriptではタイムスタンプの日付を確認して、今日の日付と一致するデータだけを抽出します。

そのため、日付が変われば前日の参加者は表示されません。

毎日データを削除する必要がなく、過去の参加記録はスプレッドシートにそのまま残ります。

スマホで見やすい大きさに調整

実際に運用してみると、通常のWebページ用文字サイズではスマホで少し見づらかったため、文字をかなり大きくしました。

特に、

🏓 本日のサポート

現在 ○名

✅ 保護者名　受付時間

の3つを大きく表示すると、一目で状況を確認できます。

参加者が増えた場合を考え、行間も広すぎないように調整しました。

QRコードにするとさらに簡単

表示用WebアプリのURLはQRコードにできます。

体育館などにQRコードを掲示しておけば、

QRコードを読み取る
↓
現在のサポート状況を見る

だけです。

URLは同じものを使用できるため、毎日新しいQRコードを作成する必要もありません。

受付用GoogleフォームのQRコードと、参加状況確認用QRコードを分けておくのも便利です。

実際に運用して感じたメリット

今回の仕組みで特に便利なのは、サポート人数を保護者自身が確認できることです。

例えば、

「今日はサポートが1人しかいない」

と分かれば、参加可能な保護者に協力してもらいやすくなります。

逆に十分な人数が集まっていれば、無理に参加する必要もありません。

管理者が毎回LINEなどで、

「今日のサポートは現在○人です」

と連絡する手間も減らせます。

無料のサービスだけでも十分作れる

今回利用したのは、

• Googleフォーム
• Googleスプレッドシート
• Google Apps Script
• QRコード

という比較的身近な仕組みです。

専用の出欠管理サービスを契約しなくても、小規模な地域クラブであれば十分実用的な仕組みを作れました。

特に、保護者全員に新しいアプリをインストールしてもらう必要がないのは大きなメリットです。

今後追加したい機能

現在は「本日の参加者」を確認するシンプルな仕組みですが、今後は、

• サポート参加回数の自動集計
• 月別の参加状況
• サポート人数が少ない日の表示
• スマホのホーム画面から開けるアプリ風表示
• 管理者専用画面

なども追加できます。

最初から多機能にするのではなく、まずは**「受付する」「今日の人数を見る」**という最低限の機能から始める方が、地域クラブでは運用しやすいと感じました。

まとめ

地域クラブの運営では、できるだけ保護者の負担を増やさず、必要な情報を共有できる仕組みが重要です。

今回作ったシステムなら、

Googleフォームで受付
↓
自動で記録
↓
当日のサポート人数をスマホで確認

という流れを無料で実現できます。

特に少人数で運営している地域クラブでは、「誰か一人がすべて管理する」のではなく、現在の状況をみんなで見えるようにすることがサポート体制を作る一つの方法になると思います。

「実際に運用したところ、管理者が毎回人数を連絡する手間が減り、保護者自身が必要なときに確認できるようになりました。」

【追記】QRコード方式から「ホーム画面アプリ」に進化させました

この記事で紹介した保護者サポート管理システムを実際に使いながら、さらに改良しました。

これまでは、保護者がQRコードをスマートフォンで読み取り、

「サポート参加登録」→ Googleフォーム

「本日の参加状況」→ 参加状況確認ページ

という使い方をしていました。

QRコード方式でも十分便利なのですが、実際に運用していると、

「毎回QRコードを読み取らなくても、スマホから直接開けたらもっと便利なのでは？」

と思うようになりました。

そこで今回、スマートフォンのホーム画面から直接起動できるWebアプリ形式に改良しました。

ホーム画面からワンタップで起動

スマートフォンのホーム画面に「大富サポート」のアイコンを追加します。

アイコンをタップすると、大きな2つのボタンが表示されます。

✅ サポート参加登録

👥 本日の参加状況

文字とボタンをかなり大きくして、スマートフォンで迷わず操作できるようにしました。

参加登録をタップすると、これまで使用していたGoogleフォームが開きます。

「本日の参加状況」をタップすると、その日にサポートへ参加している保護者と登録時間を確認できます。

専用のアプリアイコンも作成

せっかくホーム画面に追加するなら、普通のWebページのアイコンでは少し味気ありません。

そこで、卓球ラケットとボールをデザインした**「大富 SUPPORT」専用アイコン**も用意しました。

ホーム画面に追加すると、このアイコンからサポート管理を起動できます。

これまで作ったGoogleフォームはそのまま使える

今回の改良で個人的に重要だったのが、これまで作ったシステムを作り直さないことです。

参加登録には、これまでと同じGoogleフォームを使用しています。

登録されたデータも、これまでと同じGoogleスプレッドシートに保存されます。

「本日の参加状況」を表示するGoogle Apps Scriptもそのままです。

つまり、

QRコードから利用してもOK

ホーム画面のアプリから利用してもOK

という状態にしています。

すでに配布しているQRコードを作り直す必要もありません。

レンタルサーバーを使って入口ページを作成

今回、ホーム画面用の入口ページはレンタルサーバーに設置しました。

私の場合は、ブログでも利用しているサーバー上に専用フォルダを作り、そこへWebアプリ用のファイルを設置しています。

構成はこんな感じです。

スマートフォン
      ↓
ホーム画面
「大富サポート」
      ↓
サポート管理画面
   ↓          ↓
参加登録    本日の参加状況
   ↓          ↓
Google      Google
フォーム    Apps Script
   ↓
Googleスプレッドシート

入口ページには、主に

index.html

manifest.json

sw.js

ホーム画面用アイコン画像

を設置しました。

このような仕組みにすることで、App Storeなどからアプリをダウンロードしなくても、Webページをアプリに近い感覚で利用できます。

保護者への配布も簡単

最初だけ入口ページをQRコードなどから開いてもらい、スマートフォンの**「ホーム画面に追加」**をしてもらいます。

一度ホーム画面に追加すれば、次回からQRコードを探す必要はありません。

ホーム画面の「大富サポート」をタップするだけです。

特に活動日ごとに何度も利用する保護者にとっては、この方が使いやすいと思います。

作って終わりではなく、実際に使いながら改良

今回のシステムは、最初から現在の形を考えていたわけではありません。

最初は、

「保護者のサポート人数を簡単に確認できないかな？」

というところからスタートしました。

そこから実際に使いながら、

Googleフォームで参加登録

↓

QRコードで簡単にアクセス

↓

当日の参加者だけを表示

↓

スマートフォンで見やすい画面に変更

↓

ホーム画面から起動できるように改良

↓

クラブ専用アイコンを設定

と、少しずつ機能を追加してきました。

専門的なアプリ開発をしなくても、Googleの無料サービスやWeb技術を組み合わせることで、地域クラブの運営に使える仕組みを作ることができました。